Wydawać by się mogło, że zarządzanie pracą i planowanie produkcji w małej firmie powinno być prostsze od realizacji tychże zadań w przedsiębiorstwie zatrudniającym setki pracowników. Okazuje się, że jest wręcz przeciwnie. Zarządzanie produkcją rządzi się zupełnie innymi prawami i wymaga sprawnej logistyki, ponieważ ma się do dyspozycji mniejszą ilość pracowników i osób odpowiedzialnych za nadzorowanie ich działań. Co zrobić, aby planowanie produkcji w małej firmie była jak najbardziej efektywne?
Wyznaczenie celu
Pierwszym krokiem, który należy podjąć w organizacji produkcji, jest znalezienie słabych stron, określenie, co trzeba zmienić i w jaki sposób to zrobić. Problem może pojawić się na każdym etapie prowadzenia produkcji, od pozyskiwania klientów, przez tworzenie harmonogramu prac, aż po bezpośrednią produkcję w fabryce i dystrybucję wytworzonych dóbr.
W celu precyzyjnego określenia etapów sprawiających problem, warto przeprowadzić wywiad ze wszystkimi pracownikami, bez względu na zajmowane stanowisko, gdyż usprawnienia może wymagać dosłownie każde miejsce w ciągu produkcyjnym. Ponad to cennych informacji mogą dostarczyć także klienci firmy, więc dobrym pomysłem będzie poproszenie ich o opinię.
Jak rozwiązać problem?
W momencie, kiedy wiadomo już na jaki etap planowania produkcji należy zwrócić uwagę, trzeba wybrać specjalne oprogramowanie, które będzie zawierać opcje umożliwiające usprawnienie całego procesu. Program, który jest wyposażony we wszystkie niezbędne funkcje dla małych firm, to, np. polski system Prodio.
Korzystając z Prodio ma się pewność, że każdy pracownik będzie poinformowany o swoim zakresie obowiązków, a jego praca będzie bardziej efektywna. Co więcej, prostsze okaże się nie tylko planowanie produkcji, ale też jej nadzorowanie na każdym etapie.
Co można zyskać dzięki oprogramowaniu?
Podstawową funkcją oprogramowania dla niewielkich fabryk jest tworzenie planu produkcji, który jest czytelny i intuicyjny w interpretacji nie tylko przez osobę generującą schemat, ale przede wszystkim przez pracowników na hali produkcyjnej.
Dzięki korzystaniu z planu, pracownicy wiedzą, co mają do zrobienia i ile mają na to czasu. Minimalizuje się ryzyko wystąpienia problemów komunikacyjnych i błędów w rozdzielaniu zadań. Plan może również zawierać dodatkowe wskazówki dla pracowników, aby mieli dostęp do wszystkich niezbędnych dla nich informacji dotyczących wyrobu poszczególnych produktów i nie musieli zbyt często prosić o nie przełożonego.
Oprogramowanie Prodio pozwala na kontrolę czasu trwania poszczególnych operacji, wydajności pracowników, a także na rejestrację wejść i wyjść zatrudnionych osób z terenu fabryki. Stanowi więc rzetelne narzędzie ułatwiające rozliczanie pracowników i prowadzenie księgowości.
System może również usprawnić proces wdrażania nowych pracowników, gdyż posiada funkcję tworzenia bazy produktowej. W ten sposób do każdego produktu dopisana jest technologia i rozpisane są kolejne kroki, które należy wykonać do jego wytworzenia.
Zdalne zarządzanie produkcją
Planowanie produkcji on–line i zdalna komunikacja między pracownikami to podstawa sprawnie działającej firmy w dzisiejszych czasach. Możliwość dostępu do informacji z poziomu komputera, albo jakiegokolwiek innego urządzenia mobilnego, np. smartfonu, daje gwarancję, że nawet jeśli osoba kierująca firmą będzie znajdować się poza miejscem pracy, będzie ona mogła sprawdzić aktualny postęp prac. Zdalna kontrola minimalizuje ryzyko popełnienia błędów, czy niedotrzymania terminów, a także pozwala na wprowadzanie zmian w terminie natychmiastowym.